Zo voorkom je vervelende verrassingen voor volgend jaar

Voorkom vervelende verrassingen volgend jaar

Het is oktober, de tijd van het jaar waarin je als fondsenwerver budgetaanvragen voor het komende jaar opstelt. Een van de belangrijkste investeringenposten is de technologie die je  fondsenwervingproces ondersteunt. Een robuuste infrastructuur en goed werkende applicaties zijn onmisbaar voor het beheren van donateursgegevens, het automatiseren van campagnes en het vergroten van de betrokkenheid van donateurs.

In dit blogartikel geven we je tips voor hoe je het juiste budget voor je ondersteunende IT-structuur bepaalt. We bespreken de verschillende kostenposten waar je rekening mee moet houden en geven suggesties voor het opstellen van een gedegen budget voor het komende jaar.

Welke kostenposten moet je meenemen?

De kosten voor technologie kunnen aanzienlijk zijn. Om een goed inzicht te krijgen in de totale kosten, is het belangrijk om rekening te houden met de volgende posten:

Software en databases
Om donorgegevens te beheren en bij te houden, heb je de juiste software nodig. CRM-systemen (Customer Relationship Management), zoals Engage 365 Fundraising of Microsoft Fundraising & Engagement helpen bij het organiseren van donateursgegevens en -interacties. Denk ook aan kosten voor licenties, Azure tegoed voor het doen van berekeningen en kosten voor database capaciteit in de cloud.

Data-analyse tools
Het is niet voldoende om alleen gegevens te verzamelen; je moet ze ook begrijpen. Investeer in datagestuurde tools en analyseplatforms om inzicht te verkrijgen in donortrends en campagneresultaten. Op dit moment staan de nieuwsplatforms bol van de berichten over Artificial Intelligence. Maar zonder data heb je vrijwel niets aan al die nieuwe technologieën.

Beveiliging en privacy
Gezien de gevoelige aard van donorinformatie, zijn beveiliging en privacy van het grootste belang. Budgetteer voor beveiligingsmaatregelen en compliance kosten om donorgegevens te beschermen.

Training en ondersteuning
Zorg ervoor dat je team bekwaam is in het gebruik van de technologische hulpmiddelen. Overweeg kosten voor training en externe ondersteuning om ervoor te zorgen dat je het maximale uit je systemen haalt. Uit ervaring weten we dat dit nogal eens een onderschoven kindje is in het begroten van de investeringen. En dat terwijl dit een belangrijke voorwaarde is voor de succesvolle inzet van systemen zoals Microsoft Dynamics 365.

Upgrades en onderhoud
Technologie veroudert snel, dus budgetteer voor regelmatige upgrades en onderhoud. Zo zorg je ervoor dat je systemen soepel blijven draaien en weet je zeker dat een applicatie aan blijft sluiten op jouw fundraising ambities.

Tips voor het opstellen van een gedegen budgetaanvraag

Als je een budgetaanvraag voor technologische infrastructuur wilt opstellen, is het belangrijk om de volgende tips in acht te nemen:

• Begin met een inventarisatie van je huidige situatie. Wat heb je nu nodig? Wat moet er worden vervangen of geüpgraded? Passen de huidige oplossingen nog goed bij je ambities? Of moeten er keuzes worden gemaakt om ervoor te zorgen dat die aansluiting beter wordt in het komende jaar?
• Plan je investeringen op de lange termijn. Technologie verandert snel, dus het is belangrijk om te investeren in tools die je in de toekomst nog kunt gebruiken.
• Wees realistisch in je budget. Houd rekening met alle kostenposten, inclusief licenties, training, ondersteuning en onderhoud.

Conclusie

Een goed doordachte investering in technologische infrastructuur is een solide basis voor succesvolle fondsenwerving. Het stelt je in staat om efficiënt gegevens te beheren, campagnes te automatiseren en gepersonaliseerde interacties met donateurs te creëren.

Door de juiste kostenposten in je budget mee te nemen en een gedegen budgetaanvraag op te stellen, kun je ervoor zorgen dat je organisatie de juiste infrastructuur heeft om je fondsenwervingsdoelstellingen te bereiken.

Succes met het opstellen van je budget!