Tips Engage Light User – Activiteiten toevoegen

Dit bericht is bedoeld voor de beginnende gebruiker van Engage 365. Graag geef ik je tips om te starten met Microsoft Dynamics 365 en Engage 365. Tips over het maken van activiteiten voor jezelf of voor anderen. Leer hoe je een organisatie aan een team kunt toewijzen. Of bekijk de handige tips over het gebruik van Engage 365 op je mobiel.

Activiteiten

In Engage 365, gebruik je activiteiten om al jouw communicatie met organisaties, contactpersonen en potentiële donateurs of leden te volgen. Je kunt bijvoorbeeld notities maken, e-mail verzenden, telefoongesprekken voeren, afspraken maken en taken toewijzen aan jezelf. Deze acties zijn allemaal typen activiteiten.

Het systeem automatisch tijdstempels op elke activiteit en toont wie heeft gemaakt. Jij en andere personen in jouw team kunnen door de activiteiten scrollen en de activiteiten historie zien bij een organisatie.

Voeg een nieuwe activiteit voor een organisatie toe

Om het 360 graden beeld van jouw donateur te vervolledigen in Engage 365, gebruik je activiteiten om alle communicatie vanuit jouw organisatie met donateurs te volgen. Je kunt bijvoorbeeld taken toewijzen aan jezelf of aan een ander.

Je kunt een activiteit aan een contactpersoon of account, of elk ander ‘niveau’ waarop een activiteit staat ingeschakeld, koppelen. Alle activiteiten kunnen ook in bulk worden aangemaakt, bijvoorbeeld aan de hand van een marketingactie.
Vanuit iedere module of submenu, kun je activiteiten ook door middel van de ‘quick create’ of ‘maken’ knop aanmaken. Er wordt dan niet gestart op een specifieke contactpersoon of account. Je dient dan de gegevens van de persoon of organisatie in kwestie handmatig in het formulier in te vullen.

Als de relatie van uw organisatie met een andere organisatie of contactpersoon in de loop van de tijd aanzienlijk is opgebouwd, kunnen jij en andere personen in jouw team het activiteitsfeed bekijken. Deze toont de geschiedenis van uw interacties met deze donateur. De activiteiten kunnen ook in rapporten worden opgenomen om de voortgang bij te houden.

Een activiteit toevoegen voor een donateur of organisatie:

1. Zoek de betreffende Organisatie of Contactpersoon. In dit voorbeeld gaat het om Keurslager de Vries.
2. Selecteer Activiteiten om de lijst met ‘Alle gekoppelde activiteiten’ te bekijken.

Kies “Nieuwe activiteit’ wanneer jij een Taak, Telefoongesprek, Email, Brief of Afspraak aan deze organisatie toe wilt voegen.

Het veld Eigenaar is standaard ingesteld op jouzelf. Als je de taak opnieuw wilt toewijzen, selecteer je het opzoekpictogram en selecteer je een andere gebruiker of een ander team.

Voeg een activiteit voor jezelf toe

Een activiteit toevoegen voor jezelf:

1. Selecteer op de navigatiebalk de optie Makenen selecteer vervolgens het pictogram of de tegel voor de activiteit.
2. Vul de velden in en selecteer vervolgens Opslaan.

Een record toewijzen aan een gebruiker of team

Als je iemand anders in uw organisatie verantwoordelijk wilt maken voor een organisatie of particulier, kun je het record toewijzen aan deze persoon.

Je kunt ook een record toewijzen aan een team of aan jezelf.

1. Ga naar Relatiebeheer> Accounts or Contactpersonen.
2. Selecteer de gewenste record in de lijst met records.

Klik op de opdrachtbalk op de knop Meer opdrachten  en selecteer vervolgens Toewijzen.

1. Selecteer in het dialoogvenster Toewijzen het volgende:

Toewijzen aan mij

– Of –

Toewijzen aan een andere gebruiker of aan een ander team

Kies Opzoeken en kies vervolgens Meer records opzoeken. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Zoeken de optie Gebruiker of Team. Typ in het vak Zoeken de naam, selecteer het zoekpictogram en selecteer vervolgens de naam. Selecteer Toevoegen.

2. Selecteer OK.

Dynamics 365 op je telefoon

Installeer de app op je telefoon.

• Dynamics 365 for Phones in de Google Play Store
• Dynamics 365 for Phones in de Apple Store

Hier een voorbeeld van het contactpersoon-scherm.
Op het tabblad Communicatie.

Contactpersonen bellen vanaf je mobiel

Vanuit je Contacten lijst kun je direct iemand bellen.

Fundraising Entries checken

De Fundraising Entry is een onderdeel van Engage 365 en is speciaal ontwikkeld om relaties, toezeggingen en betalingen in bulk in CRM op te voeren. De import zul je niet op je mobiel uitvoeren, maar de voortgang van dit proces kun je wel even mobiel bekijken.

Controle NAWTE Gegevens: Nog te controleren records.