Bij de Nierstichting zijn we begin 2022 gestart met een overgang naar Engage 365 Fundraising via de versnelde projectaanpak om vervolgens verder door te ontwikkelen. Voor ons, maar ook voor de Nierstichting een groot project, waarbij een harde deadline van 1 juli vaststond. Uitgangspunten voor dit project waren “blijf zo dicht mogelijk bij de standaard” en “items met minder waarde naar Fase 2”.
Samen met de Nierstichting hebben we besloten dit project middels Scrum aan te pakken. Een aanpak waar zowel de Nierstichting alsook Ifunds voor openstond.
Alle voorbereidingen vonden plaats in de zogenaamde “Sprint 0”, hierbij kun je denken aan:
- de technische migratie
- de migratie van alle data
- installatie van addons voor bv document generatie
- review van een verouderde Fit-Gap analyse
- het samenstellen van teams, maken van een haalbare planning, inplannen van de meetings
- het aanmaken van een backlog, hiervoor gebruikten we de tool Jira.
- het plannen van de kick-off om daarmee de officiële start van het project aan te kondigen voor alle stakeholders.
Hoe dit nu echt in zijn werk gaat?
De sprints hebben een doorlooptijd van 3 weken. Bij de Nierstichting is er commitment en focus om deze 3 dagen beschikbaar te zijn voor o.a. ondersteuning en testen. De functioneel applicatiebeheerder van de Nierstichting heeft de rol als Product Owner opgepakt. Hij is verantwoordelijk voor de backlog, het refinen en prioriteren van de items. Hierdoor kan de klant aangeven welke items voor hen de meeste waarde hebben en als eerste moeten worden opgepakt. Per proces zijn 1 of meerdere sprints. De Nierstichting heeft op basis van deze aanpak besloten geen stuurgroep samen te stellen, maar indien nodig verantwoordelijken bij elkaar te brengen, waardoor we heel wendbaar waren en snel konden schakelen. Het oproepen van een stuurgroep is dan ook niet nodig geweest gedurende dit project.
Loes: “Je kan een project in bepaalde fases uitvoeren, maar je kunt ook kijken naar welke items de meeste waarde opleveren voor de Nierstichting. Dit houdt in dat we elke drie weken bepalen welke items de meeste waarde en hoogste prioriteit hebben. Daar werken we dan aan. Na 3 weken gaan we weer rondom de tafel om te bepalen wat op dat moment de meeste waarde kan toevoegen voor de klant. Zo blijf je wendbaar en voorkom je dat je tijd spendeert aan items die niet belangrijk zijn op dat moment.”
Op de eerste dag van een nieuwe sprint staat de Sprintplanning gepland. Voorafgaand aan deze meeting heeft de Product Owner de backlog helder en duidelijk gespecificeerd en geprioriteerd (met hulp van onze consultant) wat er eerst moet gebeuren. Voor toetsing is een Definition of Ready opgesteld. Tijdens de sprintplanning worden items van de backlog aangeboden aan het scrumteam, die voldoen aan het sprintdoel, waarna ze worden ingeschat qua tijd. Hiermee wordt de sprintbacklog gevuld. Elke scrumdag vindt een daily van max 15 minuten plaats en aan het einde van de sprint staat een Review en Retrospective gepland.
Voor de Review worden alle betrokkenen en geïnteresseerden uitgenodigd, ook onze Supportafdeling waardoor zij 3-wekelijks een korte update krijgen van de voortgang van het project, waardoor overdracht naar beheer stapsgewijs plaatsvindt. Wat lekkers erbij, open gesprekken en mooie feedback, gaven dan ook de juiste energie en het vertrouwen voor de volgende sprints. De Retrospective gaf het team de gelegenheid om feedback te geven, waardoor we konden leren en groeien in het efficiënter en effectiever werken in de volgende sprints. Op deze manier hebben we het gehele Lift & Shift project eind juni succesvol kunnen afronden. De Go Live is gevierd met een heerlijke taart.
We kijken gezamenlijk terug op een geslaagde livegang en fijne samenwerking volgens de scrum methode. Echter volgt er na een livegang altijd nog een tweede fase waarin nieuwe items worden opgepakt. Zo wordt het ontdubbelingsproces verbeterd, worden de rollen en rechten herzien en zijn we voornemens het voorlichtingsproces middels een PowerApp aan te bieden.
De Nierstichting is blij met de overstap naar de Engage 365 omgeving. De nieuwe omgeving werkt sneller, is gebruikersvriendelijker en biedt meer functionaliteiten. Kortom het heeft de eindgebruikers en functioneel beheerders gebracht waar ze naar op zoek waren.
Terug naar overzichtGeplaatst op 2 september 2022