Bakkie succes met VluchtelingenWerk Nederland

Ifunds in gesprek met VluchtelingenWerk Nederland en Kikz.

Medio mei werden we door VluchtelingenWerk Nederland (VWNL) benaderd om eens mee te denken over hoe de aanstaande campagne “Bakkie Doen?” een plekje te geven binnen de processen van Engage 365. Daar werden wij natuurlijk gelijk enthousiast van.
Nu – een paar maanden later – zijn we heel wat kopjes koffie en een bijzonder online talkshow verder. Simone Willemse, senior fondsenwerver van VWNL, neemt ons mee in de implementatie van de campagne Bakkie doen en Ruben Peters, eigenaar van Kikz, vertelt je meer over de samenwerking tussen VWNL, Kikz en Ifunds en hoe we van elkaar blijven leren.
Dit (vraag)gesprek hebben we met veel liefde gemaakt samen met VWNL en Kikz, dank Simone en Ruben.

Simone van VWNL aan het woord:

Wat is het doel van de campagne Bakkie Doen?
Bakkie Doen? vindt jaarlijks door heel Nederland plaats op en rond Wereldvluchtelingendag (20 juni). Dit initiatief is vijf jaar geleden in het leven geroepen om op een laagdrempelige manier contact en ontmoetingen tussen vluchtelingen en Nederlanders te bevorderen. Met een simpel en universeel kopje koffie worden werelden overbrugd en vooroordelen weggehaald. Er ontstaat wederzijds begrip.
Vanwege de coronapandemie konden we deze ontmoetingen niet spontaan op straat laten ontstaan, zoals in de eerste 3 jaar, waarin vluchtelingen bijvoorbeeld op stations koffie uitdeelden en het gesprek aangingen met voorbijgangers. Dit jaar hebben we een bijzondere coronaproof uitvoering gehad waarbij een aantal vluchtelingen een bakkie en gesprek bij mensen thuis ging aanbieden.
Daarnaast hebben we een online talkshow georganiseerd. Om de ervaring compleet te maken hebben we dit jaar ook bijzondere items verkocht in onze Bakkie Doen? shop. Zoals de uitnodigende Bakkie Doen? mok, Wakuli koffie en een Bakkie steun. Met de aankoop van deze producten steun je ook ons werk voor vluchtelingen.

Hoe voerde je je campagnes vóór de periode met de koppeling met Kikz?
Op het moment dat wij overgingen naar Engage 365 Fundraising zijn wij ook meteen de samenwerking met Ternair en met Kikz aangegaan. Daarvoor maakte we gebruik van losse systemen met exports en imports.

Hoe verliep de samenwerking met Kikz? Hoe makkelijk was het om je wensen t.a.v. donatieformulieren te realiseren?
De samenwerking met Kikz loopt altijd heel goed. Het aanmeldformulier voor Bakkie Doen? aan huis is een formulier dat voor ons zelf makkelijk te maken is. Maar het bestelformulier voor de Bakkie Doen? shop moest doorontwikkeld worden. Dit bestelfomulier is gebaseerd op een formulier dat Kikz al eerder had ontwikkeld in samenwerking met een andere NGO.
Met Ruben van Kikz hebben we vervolgens al onze wensen doorgesproken en zij hebben het formulier naar onze wensen ingericht. De drie items in onze webshop hebben bijvoorbeeld allen een eigen keuze mogelijkheid en het moest ook mogelijk zijn om het formulier in te dienen zonder betaling (afhankelijk van de keuzes bij de bestelling). We hebben hierin echt samen gezocht naar de beste oplossingen voor ons. We kunnen dit formulier ook weer voor andere campagnes aanpassen en inzetten.

Hoe verliep de samenwerking met Ifunds? Hoe makkelijk integreert Kikz met Engage 365?
Voordat wijzelf nieuwe Kikz formulieren inrichten bespreken we altijd met Ifunds hoe we de gegevens verwerkt willen hebben en wat er mee moet gebeuren. Voor Bakkie Doen? aan huis wilden we bijvoorbeeld dat er een aanvraag werd aangemaakt, die ook meteen weer tijdens verwerking van de Fundrasing Entry werd afgesloten. Ifunds richt dan deze werkstroom voor ons in.
Voor het bestelformulier was meer overleg nodig, omdat hier echt nieuwe elementen in zaten. Tim van Groenewoud van Ifunds was heel enthousiast over dit project. Hij heeft onze wensen om de bestelling op de juiste manier te verwerken in de Fundraising Entry (FRE) goed vormgegeven. Hij heeft de werkstromen in Engage 365 Fundraising ingericht, zodat de data juist verwerkt werd. Ook heeft hij de weergaven gemaakt, waarmee de donateursservice de bestellingen verwerkt. Alles in een zeer kort tijdsbestek.

De gegevens die worden achtergelaten op de Kikz formulieren gaan direct de Fundraising Entry in. Via werkstromen wordt de data op de juiste manier klaargezet voor verwerking vanuit de FRE. Veel van de velden die we gebruiken zijn natuurlijk standaard, maar voor het verwerken van de verschillende producten hebben Ifunds en Kikz onderling contact onderhouden.

Hoe heb je Engage 365 ingezet voor deze campagne?
De aanvragen voor een Bakkie Doen? aan huis werden als aanvraag verwerkt, die direct ook weer werd afgesloten. In de weergaven die we hebben ingericht hebben we de gegevens geplaatst die nodig waren om een selectie te maken voor de bezoeken (bijvoorbeeld de motivatie en woonplaats).

De bestellingen in de Bakkie Doen? shop hebben we ook als aanvraag verwerkt, waarbij in de weergave inzichtelijk was wat er precies besteld is en hoeveel er gedoneerd is. Vanuit de weergave kon de donateursservice de bestelling compleet maken en met behulp van Document Corepack konden labels geprint worden. Na verwerking werd de aanvraag afgesloten en verdween hij uit de weergave.

Het derde onderdeel van de campagne de online talkshow is niet via een Kikz formulier gelopen. De aanmeldingen hiervan zijn later via een export in de Fundraising Entry ingelopen. Ook weer als aanvraag die meteen werd afgesloten.

We hebben onze deelnemers steeds op de hoogte gehouden via de mail. Met Ternair kunnen we de deelnemers vanuit de Fundraising Entry selecteren. Zo kunnen we ook de meest recente aanmeldingen op de hoogte houden.

Wat zijn de behaalde resultaten van deze campagne?
Het belangrijkste kwalitatieve aspect van deze campagne is de bewustwording en het nader tot elkaar brengen van Nederlanders en vluchtelingen. De gesprekken en reacties die we hebben gehad waren supermooi en bereiken via onze social media nog een veel groter publiek.

Hebben jullie mooie reacties ontvangen van mensen, die zich aanmelden voor een Bakkie Doen?
De motivaties om mee te willen doen met Bakkie Doen? aan huis waren erg mooi. Het was een moeilijke keuze om hier een selectie uit te maken. Het was hartverwarmend om de motivaties te lezen. Mensen waren oprecht betrokken in hun reactie. Ook bij de bezoeken zelf werden de vluchtelingen zeer warm ontvangen met zelfgebakken (oranje) gebak. Er waren intieme en diepe gesprekken van een uur.

Voldeed dit aan de verwachtingen?
Het aantal aanmeldingen Bakkie Doen? aan huis overtreft onze verwachtingen. Het is best wel een grote drempel om een wildvreemde uit te nodigen en daarmee in gesprek te gaan. Ook moesten mensen hun persoonlijke motivatie achterlaten om mee te kunnen doen. Maar alle deelnemers hebben echt hun tijd erin gestopt.

Met betrekking tot de bestellingen hadden we echt geen idee wat we konden verwachten. In het verleden hebben we wel geprobeerd een artikel aan Bakkie Doen? te verbinden, maar dat was niet zo’n succes als dit. Het huidige bestelformulier heeft hier echt bij geholpen.

Wat zijn de leerpunten voor deze campagne?
Bakkie Doen? is bedoeld als publiekscampagne. Corona heeft daarbij voor flinke uitdagingen gezorgd. Maar we hebben met de gekozen vorm toch heel wat mensen weten te betrekken, en de gesprekken aan huis hadden veel diepgang. Hopelijk kunnen we volgend jaar op Wereldvluchtelingendag weer buiten samen een Bakkie Doen? en dan laten we zeker elementen van dit jaar terugkomen. Ook hebben we gezien dat we met mooie bijpassende producten mensen kunnen betrekken.

Ruben van Kikz aan het woord:

Het donatieplatform van Kikz: Fundz
Het mooie van dit platform is flexibiliteit. Als nieuwe functionaliteit die voor een klant op maat wordt gemaakt ook interessant kan zijn voor anderen, komt deze in een generieke versie ook beschikbaar voor andere klanten. Door de nauwe samenwerking met onze klanten groeit de functionaliteit snel en we kunnen snel schakelen bij ondersteuning of ontwikkeling van nieuwe functionaliteit.
Er kunnen allerlei type formulieren in het platform worden ingericht door de klant zelf. Denk naast donatieformulieren (met fulfilment koppeling) aan petities, nieuwsbrief aan- en afmeldingen, bestelformulieren voor producten en crowdfunding.

Hoe makkelijk was het om de wensen van VWNL t.a.v. donatieformulieren te realiseren?
In de basis hadden we de functionaliteit al staan. De plug-in hadden we voor de KNRM  al gemaakt, die vroeg om dezelfde functionaliteit. Binnen een week gerealiseerd.

Het ging om een bestelformulier in plaats van een donatieformulier.

Wat doet zo’n bestelformulier dan?
Het geeft aan welke velden er met welke velden in Engage 365 moeten babbelen. In welk formaat. Het geeft de betaal-referentie mee. Het formulier wordt gekoppeld aan de juiste donateur, die wil je mogelijk ook nog bedanken. Er wordt een nieuwe donateur aangemaakt in het CRM, indien nog niet bekend.

Hoe werkt het formulier in de toekomst?
In het vervolg kan VluchtelingenWerk Nederland zelf een nieuw formulier inrichten voor een andere campagne.

Hoe verliep de samenwerking met VWNL?
Het zijn hele aardige mensen, die fondsenwervers. Zo kreeg ik voor voor de geboorte van mijn zoon, een boek van VWNL.  Ze zijn ook echt dankbaar als je op tijd iets hebt gerealiseerd. Dat heb ik in de reclamewereld wel eens anders meegemaakt.

Hoe verliep de samenwerking met Ifunds? Hoe makkelijk integreert Kikz met Engage 365?
Vele Henken. Fijne samenwerking, echte techneuten, to the point. Snelle reactietijd.  Ik heb contact met de Projecten-managende consultants bij de klanten en met de techneuten. Als er een issue is bij een klant, klimmen we in een Teams vergadering en is het binnen een uur opgelost.

Zijn er reeds meer klanten die deze koppeling gebruiken?
Inmiddels maken 5 klanten van Ifunds gebruik van deze koppeling: VPRO, KNRM, WakkerDier, Kerk in Nood, VWNL en binnenkort ook bij het Aidsfonds.

Bakkie Doen? met Ifunds
Ook benieuwd hoe we met jou samen kunnen werken, we drinken graag een kopje koffie met je. Op het Ifunds kantoor is dat natuurlijk uit een Bakkie Doen? mok.
Meer weten over de genoemde Ifunds oplossingen? Download dan hier de Factsheet Engage 365 Fundraising of de Factsheet Engage Campaign.