Ifunds & COVID-19 | update 16 maart 2020

Net zoals heel veel bedrijven en organisaties neemt ook Ifunds maatregelen in verband met het coronavirus (COVID-19). Dat doen we natuurlijk allereerst om onze medewerkers en jou als klant te beschermen, maar ook om de continuïteit van onze processen en organisaties te waarborgen. In deze nieuwsbrief lichten we de maatregelen van Ifunds toe en leggen we je uit hoe wij zullen proberen dat je zo weinig mogelijk merkt van de situatie.

Thuiswerken
Wij houden van persoonlijke aandacht, toch vermijden we tot nader order elk fysiek contact. Ifunds heeft besloten alle medewerkers met ingang van 16 maart 07:00 u tot nader order zoveel mogelijk thuis te laten werken. Dat betekent dus voor alle Ifunds medewerkers: voor je werk zo weinig als mogelijk de deur uit. Ziek, met klachten of klachtenvrij, dat maakt niet uit. Verder volgt Ifunds volgt de RIVM richtlijnen. Zo heeft Ifunds enkele collega’s woonachtig in Brabant, zij werken al sinds vorige week thuis conform de richtlijn van het RIVM. Internationale (zakelijke) reizen worden vanaf heden week niet meer gemaakt.

Support gewoon bereikbaar
Alle Ifunds-medewerkers kunnen thuiswerken. Ifunds support blijft gewoon bemenst, alleen niet vanuit ons kantoor. We proberen de communicatie mechanismes die er waren zoveel als mogelijk te behouden (Topdesk, email, telefoon).  Voor een klein aantal taken is aanwezigheid op kantoor eigenlijk wel nodig. Ons support team maakt hiervoor een roulatie schema zodat de bezetting zo klein mogelijk wordt gehouden (je moet hierbij denken aan 1 of enkele mensen) zonder de continuïteit van de dienstverlening op het spel te zetten.

Continuïteit uitvoering van aan Ifunds uitbestede processen
We hebben van diverse klanten vragen ontvangen over welke maatregelen Ifunds heeft genomen voor het borgen van het aan Ifunds uitbestede werk, zoals het uitvoeren van periodieke processen als selecties, incasso’s en betalingsverwerking. Deze uitbestede processen blijven we uiteraard gewoon voor je uitvoeren en waar nodig zorgen we voor extra backup mogelijkheden. Er kan een situatie ontstaan waarin je komende tijd graag diensten aan Ifunds wilt uitbesteden. Om de continuïteitsrisico’s binnen je organisatie te verkleinen willen we je adviseren om de komende dagen/weken de werkprocessen, die je kunt uitbesteden aan Ifunds, te gaan beschrijven of na te kijken. Je bent dan in staat om snel een werkproces aan Ifunds uit te kunnen besteden, mocht dat nodig zijn. Denk bij uitbesteding van werkprocessen aan selecties, imports, aanmaken incasso’s bestanden, verwerken van bankbestanden, etc.

Microsoft Teams als communicatie middel
Heb je een afspraak op ons kantoor of verwacht je één van onze collega’s op jouw kantoor? Wij proberen je persoonlijk te informeren dat de afspraak niet fysiek kan plaatsvinden en waar mogelijk aangepast wordt naar een Microsoft Teams meeting. Mocht je niet geïnformeerd worden, neem dan even contact op met jouw contactpersoon. Voor de meeste medewerkers is het al het geval, maar de komende dagen zullen al onze medewerkers voorzien zijn van een volledig functionele thuiswerkplek met video faciliteiten. Microsoft teams (voor telefonie, conferencing en video vergaderen) is door Microsoft gratis beschikbaar gemaakt voor iedereen.

Microsoft Teams

Als Ifunds beseffen we ons goed dat de nieuwe maatregelen de onderlinge samenwerking intern en met klanten kan beïnvloeden. Wij zullen onze medewerkers actief helpen om hierin de juiste weg te vinden en “best practices” te volgen. Graag nemen wij onze klanten daarin mee!

Cloud, SaaS-dienstverlening
Alle Ifunds CRM klantomgevingen draaien onafhankelijk van het Ifunds-kantoornetwerk in data-centers, en zijn ontworpen met bedrijfscontinuïteit als hoogste prioriteit. Wij helpen je graag bij het werken in en met onze oplossingen. Mocht jouw organisatie door ziekte of uitval van collega’s capaciteit tekort hebben en er moeten cruciale werkzaamheden plaatsvinden (zoals het inlezen van bankbestanden), neem dan contact op met jouw Customer Succes Manager.

Webinars
Als laatste willen wij graag de mogelijkheid bieden voor webinars. Ifunds is de technische facilitator van de Fondsenwerving Webinars. Mochten er voor jouw organisatie sessies zijn die niet geannuleerd kunnen worden, dan kunnen we je wellicht helpen. Neem even contact op met jouw Customer Succes Manager.

Meer informatie
De meest recente informatie vind je altijd in de nieuwsberichten van Topdesk. Voor alle andere vragen kun je Ifunds bereiken via telefoon, email of een Topdesk bericht.

Terug naar overzicht

Geplaatst op 18 maart 2020