Grant Management bij Dioraphte

13 januari 022

Vermogensfonds Dioraphte is half oktober live gegaan met Grant Management software van Ifunds. Annemiek Mion van Ifunds spreekt met Henk van Stokkom van Dioraphte over de werkwijze van het fonds dat zich onderscheidt van andere fondsen.

Stichting Dioraphte  is een vermogensfonds dat goede doelen steunt in vijf landen: Nederland, Kenia, Ethiopië, Oeganda en Malawi. Wij dragen financieel bij aan programma’s en projecten op de werkterreinen: sociale initiatieven in Afrika, sociale initiatieven in Nederland, wetenschap & onderzoek, podiumkunsten en cultureel erfgoed.


Henk van Stokkom van Dioraphte aan het woord:
Henk van Stokkom is adviseur van Dioraphte, op de thema’s Sociale Initiatieven NL (samen met Mustapha Charifi) en Sociale Initiatieven Afrika en sinds de oprichting betrokken. Hij vertelt hoe Dioraphte werkt.

De onderscheidende werkwijze van Dioraphte
Nadat een initiatief een aanvraag bij het fonds heeft ingediend met daarin hun plan en de benodigdheden die het project tot een succes kan leiden, is het voor de adviseur van belang om in te schatten wie de tegenpartij is. Ze kijken naar het team; zijn de mensen betrouwbaar, verstandig, hebben ze ervaring? Als de adviseurs daar vertrouwen in hebben, dan kijken ze naar de cijfers en als die kloppen gaan ze met een positief advies naar het bestuur. De nadruk ligt dus om te kijken naar de kwaliteit van de organisatie en daarna naar de voorstellen.

Triangulatie
Dat doet het fonds onder andere door triangulatie;
De adviseurs vragen eens rond bij een drietal organisaties of mensen die onafhankelijk van elkaar vaak te maken hebben met de initiatiefnemers. Ze vragen bijvoorbeeld of het bevalt met het werken met die club. Als het bij twee tegen valt dan weet de adviseur genoeg. Of als er twee heel enthousiast reageren en een niet zo enthousiast dan moet de adviseur verder onderzoek doen. Een andere werkwijze die vaak wordt toegepast is een partij waar al naar alle tevredenheid mee wordt samengewerkt vragen of er andere partijen in de sector zijn die hij/zij aanbeveelt. Welke collega-organisatie in jouw werkveld zou jij honderd euro geven en waarom? Hier komen vaak hele goeie tips uit voort.
Henk noemt een aantal inspiratiebronnen die op eenzelfde manier werken waaronder de Y Combinator en de bekende investeerder Warren Buffett.

Hoe worden aanvragen verwerkt bij Dioraphte?
Vanuit de rol van afstandelijke medefinancier heeft het fonds een kleine personele bezetting en zijn de medewerkers gewend aan het runnen van een virtueel kantoor. Met andere woorden een decentrale manier van werken.
In het verleden heeft Dioraphte achtereenvolgens met deze software systemen gewerkt:

In 1997 werkte Dioraphte met Microsoft Access
Door de gedecentraliseerde manier van werken maakte Dioraphte in 1997 al gebruik van een Microsoft Access database, toegankelijk voor 1 persoon.

In 2015 werkte Dioraphte met Microsoft Access en Dropbox
Tijdens de fusie in 2015 kwam er het plan om het papieren dossier ook te digitaliseren. Toen werd de MS Access database gekoppeld aan Dropbox, dat werkte vrij efficiënt. Toch bestond er de behoefte om de administratie verder te automatiseren.

Er waren een aantal redenen om de administratie verder te automatiseren, waaronder:

  • Centraliseren van dossier-gegevens
    Er lag een wens om berichten te versturen vanuit het dossier zodat die informatie meteen op de juiste plek stond.
  • Indien de stukken van een bestuursvergadering digitaal zijn, dan zorgt dat voor een kostenbesparing. Voorheen kregen bestuursleden voor elke vergadering een voorblad met de kerngegevens, samenvattingen, kort advies en de gehele aanvraag toegestuurd. Vaak was dat een paar honderd bladzijden met informatie. Vanwege de kosten is Dioraphte daar geleidelijk mee gestopt. In 2015 konden bestuurders via hun iPad de Dropbox raadplegen wanneer ze meer wilden weten over de aanvraag. Maar de voorbladen werden nog wel per post opgestuurd.

In 2021 wordt gekozen voor Grant Management
Na een vooronderzoek heeft Dioraphte in 2021 voor het Grant Management systeem van Ifunds gekozen. Grant Management is dé oplossing voor vermogensfondsen en subsidieverstrekkers. Het is het centrale punt voor alle informatie en communicatie rondom een aanvraag. Met Grant Management worden de juiste stappen in de juiste volgorde doorlopen, de juiste mensen worden geconsulteerd en geïnformeerd.

Hoe bevalt het werken met Grant Management door het bestuur?
In september is Grant Management in gebruik genomen. De eerste vergadering met Grant Management werd door het bestuur enthousiast ontvangen. Er worden twee redenen aangevoerd:

  1. Grant Management wordt als gebruiksvriendelijk ervaren. In het vergaderscherm staan de aanvragen per thema geselecteerd en het advies en de achterliggende stukken zijn met een paar muisklikken in te zien.
  2. Grant Management stelt de bestuurders in staat om sneller besluiten te nemen. De bestuurders gaan namelijk een nieuwe functionaliteit gebruiken om zich voor te bereiden op de aanvragen. Deze nieuwe functionaliteit houdt in dat in het vergaderscherm per aanvraag kan worden aangegeven wat het advies is. Dit geschiedt met twee gekleurde bolletjes; groen om aan te geven dat je eens met het advies bent en oranje als je het advies ter bespreken wilt stellen. Bij Dioraphte worden vaak 100 of meer adviezen over aanvragen per vergadering besproken en met deze bolletjes kan er vlot en efficiënt besloten worden.

Hoe bevalt het werken met Grant Management door de adviseurs?
De adviseurs zijn nu twee maanden met het systeem aan de slag. Men moest even wennen aan de hoeveelheid kliks die nodig zijn om in een bepaald scherm te komen, maar ze zijn blij dat het systeem werkt zoals afgesproken en ervaren het als heel handig. Iedereen kan informatie inzien en met de nieuwe rechtenstructuur is ingericht wie wat mag wijzigen of maken. Dit was een lang gekoesterde wens van Dioraphte.

Meer weten? Kijk op Dioraphte.

Download: Factsheet Ifunds Grant Management

Terug naar overzicht

Geplaatst op 13 januari 2022