Aidsfonds over Engage 365 Fundraising

okt ‘21, Ifunds in gesprek met Johan van de Hoef, projectleider CRM bij Aidsfonds.

In 2020 ging Aidsfonds over van een standalone CRM systeem naar de cloud variant van Engage 365 Fundraising. Ifunds vroeg de projectleider CRM hoe het systeem sindsdien bevalt. Johan van de Hoef vertelt welke processen er met het CRM ondersteund worden. 

Over Aidsfonds: Hoe maakt Aidsfonds de wereld mooier?
Met de steun van trouwe supporters en donateurs zetten we ons in voor iedereen die met hiv en aids te maken heeft. In Nederland en in de rest van de wereld. We gaan voor een wereld zonder hiv en aids.

Aidsfonds Missie: We streven naar een wereld waar niemand meer sterft aan aids en waar mensen seksueel gezond zijn. Zodat iedereen vrij en zonder angst kan liefhebben. Dat doen we samen met de mensen die het hardst geraakt worden door hiv, soa’s, discriminatie en uitsluiting. Wij versterken hun stem en ondersteunen met informatie, kennis en financiering. Uit liefde voor alle liefdes.

Even voorstellen: Johan van de Hoef
Johan is Officer Data Management/Projectleider CRM met ervaring bij diverse grote doelen. Johan is een graag geziene gast en helpt Ifunds in het steeds beter maken van onze producten en diensten. Hij vertelt waarom hij heeft gekozen voor ICT: “De lol zit er hem voor mij in het conceptuele denken. We willen wat en hoe komen we daar.”

Hoe lang werk je met Ifunds en Engage 365 Fundraising?
We zijn in 2018 van veel stand alone systemen (waaronder Charibase) gemigreerd naar een veel breder en geïntegreerd landschap. Daarin is Engage 365 Fundraising samen met Engage 365 Campaign (powered by Ternair) geïmplementeerd. Omdat we veel data wilden samenvoegen en we diverse systemen gingen uitfaseren was dit best een uitdagende puzzel.

In 2020 zijn we overgegaan naar de cloud variant van Engage 365.  De verwachting was een doorlooptijd van 2 maanden. Ondanks enkele uitdagingen tijdens het project hebben we het project binnen 4 maanden met elkaar kunnen afronden. Dat is voor ICT-projecten eigenlijk heel snel.

Johan van de Hoef over het Cloud-project:
“Vanuit Ifunds was er de wens om meer naar een standaard toe te werken. Dat was best een uitdaging, want wij hadden wel wat wensen die andere organisaties niet hebben. Liever zo min mogelijk maatwerk, want dat betekent hogere implementatie en onderhouds kosten. Ifunds heeft daar ons in uitgedaagd en we hebben een goede modus gevonden.
We zijn trouwens ook lid van de User Group van Ifunds. Fijn om die groep te benutten, en met concullega’s dezelfde innovatiebehoeften naar voren te brengen.”

Hoeveel mensen werken er met Engage 365 Fundraising?
Er werken zo’n 25 mensen met het CRM.

Wat doet het Aidsfonds op het gebied van CRM/online marketing/fondsenwerving?  Welke processen worden ondersteund door het CRM?

• Incasso – maandelijks: Het maandelijkse incasso-proces is ons allerbelangrijkste proces, het is de backbone van de organisatie. Het Aidsfonds incasseert 1 miljoen euro per maand met Engage 365.
• Face2Face: Dat levert excel-bestanden op van de bezochte huishoudens op. Er staan adresgegevens in en giftbedragen van de vers geworven donateurs. De bestanden moeten worden ingelezen in Engage 365. Dit vindt meerdere keren per week plaats.

Samen met Ifunds bekijken we of we deze stappen nog verder kunnen automatiseren. Zo is er de keuze om het zelf via het gebruiksvriendelijke Microsoft Powerplatform – low-code/no-code platform- te doen of dat we het kunnen beleggen bij Ifunds.

• Direct Marketing: Direct marketing is voor Aidsfonds een belangrijke manier om in contact te komen en blijven met (potentiële) donateurs. Denk aan het versturen van de Aidsfonds nieuwsbrief, emailings of communicatie per post.
• Telemarketing: koppeling met online data (web-pagina’s en Ideal-betalingen). Hetzelfde proces als bij de Face2Face-bestanden. Ik zou daar wel een automatiseringsslag in kunnen bouwen. Dus het is een keuze tussen het niveau van precisie & arbeidsintensiteit. Wij voeren zelf nog wel de controle uit voordat het systeem de data automatisch verwerkt.
• Financiële mensen: giften en incasso’s.
• Relatie Management – grote donateurs: De organisatie wordt voor een aanzienlijk deel gefinancierd door particuliere donateurs. Het CRM helpt ons de donateurs te selecteren met de juiste kanalen en de passende boodschap.  Met gepersonaliseerde content op basis van een 360 graden donateursbeeld kun je sterke mailings sturen, die hoger converteren. We vinden het ook belangrijk om onze donateurs te berichten over de projecten, waar hun donaties aan hebben bijgedragen.
• Marketing Automation met Engage 365 Campaign:
  • Fondsenwervende online/offline multi-channel campagnes, zoals Direct Marketing en Telemarketing campagnes. We verspreiden bestanden via het CRM aan het distributie-centrum en call-center.
  • De collega’s van het Web werken met emailings en reponses.

Wat doet Aidsfonds op het gebied van Marketing automation? Hoe zetten jullie Engage 365 Campaign in?

• Campagnes (Zoals de campagne “Stop aids. Uit liefde voor Alle Liefdes.”)
• Website
• Emailings
• De Aidsfonds nieuwsbrief

Zijn er ook plannen voor de toekomst t.a.v. het CRM?
Verder automatiseren van handmatige processen en daarmee het CRM naar een hoger niveau brengen. Ook willen we de social media meer integreren.

Tevredenheid samenwerking met Ifunds
Johan: “Ik ben tevreden met de persoonlijke inzet van Ifunds. Ik ben wel van plan om meer zelf te gaan doen, want met het nieuwe Engage 365 kan ik het gewoon zelf.
Een echt 360 graden donateursbeeld kun je optimaliseren als je ALLE interactie vanuit andere systemen invoegt in Engage 365. Met het Power Platform kun je gegevens integreren met Engage 365.”

Johan van de  Hoef, Aidsfonds: “Ik zie veel brood in het Microsoft 365 platform. Bovenop de standaard techniek van Engage 365 de gegevens koppelen en doorsturen met Power Automate en Power Apps “

Meer weten over de genoemde Ifunds oplossingen? Download dan hier de Factsheet Engage 365 Fundraising of de Factsheet Engage 365 Campaign.