GM bij Fonds Sluyterman van Loo

23-02-2021, Grant Management – Annemiek Mion van Ifunds in gesprek met Adri Elkhuizen van Fonds Sluyterman van Loo over het werken met Grantmanagement software van Ifunds.

Fonds Sluyterman van Loo – Ouderenprojecten bevordert de kwaliteit van leven van ouderen in Nederland en in het Caribisch deel van het Koninkrijk. Dat doet Fonds Sluyterman van Loo door initiatieven en projecten, die binnen het toekenningsbeleid vallen, te ondersteunen met een financiële bijdrage.

Het fonds bestaat sinds de tweede helft van de vorige eeuw. Het heeft een lange en mooie geschiedenis doorgemaakt. Het is een moderne, transparante organisatie die jaarlijks rond de 300 à 400 aanvragen binnen krijgt.

Lang Leve Kunst Fonds
Als één van de initiatiefnemers van het Lang Leve Kunst Fonds (LLKF) bewijst het fonds dat de ontwikkeling nog lang niet af is. Het LLKF wil projecten ondersteunen waarin senioren van boven de zeventig jaar als uitvoerende kunstbeoefenaars een hoofdrol spelen. Uit onderzoek blijkt dat het zelf maken van kunst ‑ of het nu toneelspelen, schilderen of zingen is ‑ een groot effect heeft op hun welbevinden. Dit is ook het antwoord dat Adri Elkhuizen-van der Veer geeft, als ik haar vraag waar het fonds trots op is. Zij werkt sinds 2005 als projectadviseur bij Fonds Sluyterman van Loo.

Effecten van Corona
Ik vraag haar hoe het verder met het fonds gaat in deze rare tijd. De coronacrisis heeft impact op het fonds. In maart kregen zij berichten van organisaties met lopende initiatieven die hun activiteiten wilden uitstellen en graag hun projecten in het najaar wilden realiseren. In het najaar kregen zij dat soort verzoeken wederom, maar dan voor uitstel naar 2021. Voor een deel worden projecten uitgesteld, voor een deel onderzoeken organisaties of ze op afstand het project alsnog kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld een concert wat binnen zou worden gegeven, buiten uitvoeren, zodat mensen achter het glas kunnen meekijken en meeluisteren via geluidsboxen. Of een schilderclub biedt de lessen online aan.

In de eerste lockdown werd er vooral gefocust op de bescherming van de gezondheid van ouderen. In de tweede lockdown stond het welbevinden meer centraal. Dat welbevinden wordt negatief beïnvloed door de beperkingen die de crisis met zich mee brengt. Er wordt nu juist geprobeerd om projecten doorgang te laten vinden.

Werken onder tijdsdruk
Het fonds heeft in april 2020 een extra nieuwsbrief uitgestuurd, waarin werd aangekondigd dat de ‘corona-aanvragen’ binnen twee weken behandeld zouden worden. Om zoveel mogelijk organisaties snel van start te laten gaan liepen deze spoedaanvragen tot in juni door. Dit betekende ook dat het team het even druk kreeg. Op zo’n moment is goede ondersteuning van een systeem extra belangrijk.

Om een aanvraag goed en snel te beoordelen is het van belang dat de communicatie met de aanvrager helder is. Het is belangrijk dat aanvrager niet uitsluitend de context van zijn project beschrijft, al heb je dat natuurlijk wel nodig als achtergrondinformatie. Het is vooral van belang dat de aanvrager het project concreet maakt en SMART formuleert. Het aanvraagformulier is opgesteld om die relevante informatie boven water te krijgen en Grant Management helpt daarbij.

Grant Management is het projecten-administratie systeem dat het fonds sinds 2017 gebruikt. Het bespaart veel tijd, doordat alles van een aanvraag op 1 plek staat. Wanneer er bijvoorbeeld een email beantwoord moet worden van een project dat in het verleden is gehonoreerd en nu om uitstel vraagt of vertelt dat ze andere activiteiten willen uitvoeren, dan heb je de informatie zo gevonden.

De workflows die in het systeem zitten bewijzen hun waarde tijdens het thuiswerken. Je kunt via de takenlijst zien welke lid van het team waar mee bezig is. Bij Fonds Sluyterman van Loo beoordelen twee adviseurs de aanvragen op technische als inhoudelijke aspecten en geven in het systeem hun advies. Het digitale ‘geeltje’ wordt soms ingezet om elkaar op iets te attenderen.

Geïntegreerd met Microsoft Office
Voor Grant Management werkte het fonds met een projectadministratiesysteem dat draaide op een inpandige server. Het onderhoud van de server plus de back-up server bracht veel kosten met zich mee. Daarom werd geadviseerd om in de cloud te gaan werken. Na de overstap naar Microsoft Office 365, volgde Grant Management.

Grant Management staat in de cloud van Microsoft en integreert heel goed met de applicaties van Microsoft Office 365. Het was in de praktijk even wennen, want in het Grant Management systeem moet je bijvoorbeeld actief een scherm opslaan alvorens je naar een volgende kunt gaan. De projectadviseurs zijn inmiddels vooral blij met de sterke punten van GM: alle communicatie staat binnen het portaal en niets raakt kwijt. Ook een besluit koppelen aan een vergadering is er zo eentje. Zo kloppen de overzichten helemaal en kun je die precies terug zien in een Power BI-rapportage.

Meer weten? kijk op Fonds Sluyterman van Loo | Stimuleringsfonds ouderenprojecten

Download: Factsheet Ifunds Grant Management

Terug naar overzicht

Geplaatst op 23 februari 2021